1. OBJETIVO Definir as diretrizes, parâmetros, limites e prazos sobre despesas de viagens corporativas nacionais e Internacionais, adiantamentos, fundo fixo e utilização de cartão de crédito corporativo. Orientar os colaboradores quanto à racionalidade e bom senso na utilização dos recursos da companhia e minimizar os riscos relacionados às atividades.
2. ABRANGÊNCIA Este documento aplica-se a todos os colaboradores da Ouro Fino Química S.A.
3. PRINCIPAIS RISCOS RELACIONADOS Despesas ocorridas em desacordo com os parâmetros estabelecidos nesta política. Solicitação de reembolso ou prestação de conta indevidas, realizadas em duplicidade e/ou para fins pessoais.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Referências Internas: • Política de Alçadas de aprovação; • Norma para a Utilização de Cartão Corporativo; • Norma de Concessão de Veículos a Colaboradores; • Política de Compras; • Norma de Utilização de Telefonia; • Política Anticorrupção; • Código de Conduta.
5. ASPECTOS GERAIS
5.1 Cartão Corporativo O cartão de crédito corporativo deve ser usado exclusivamente para pagamento de despesas a trabalho, sendo vetada a utilização para fins particulares. Despesas particulares ou em desacordo com esta Política, realizadas com o cartão corporativo, deverão ser reembolsadas à Ourofino com recursos próprios do colaborador, sujeitas a ações administrativas. Não é autorizado o parcelamento de despesas, o pagamento com o cartão corporativo deverá ser sempre na modalidade crédito e à vista. O cartão corporativo deverá ser utilizado como principal método de pagamento para qualquer despesa. O uso de dinheiro em espécie somente será admitido quando o colaborador não puder optar por estabelecimento que permita pagamento com cartão de crédito. Em caso de perda, roubo ou extravio do cartão corporativo, o colaborador deverá entrar em contato imediatamente com o banco emissor, solicitando o seu bloqueio e, em seguida, informar o Departamento Financeiro. Nota: As normas e procedimentos operacionais detalhados estão descritas no documento “Norma para a Utilização de Cartão Corporativo”.
5.2 Viagens Corporativas As viagens corporativas são caracterizadas pelas seguintes condições: Serem de interesse da Ourofino Agrociência, pontual ou de rotina; Estarem previamente autorizadas pelo gestor imediato do colaborador; Provocarem o afastamento da base de trabalho para a realização das atividades do colaborador.
5.3 Despesas Reembolsáveis Somente serão reembolsadas as despesas efetuadas pelos colaboradores da Ourofino Agrociência durante viagens corporativas, ou no exercício de atividades fora das unidades de Uberaba, Ribeirão Preto e Guatapará, previamente autorizadas pelos gestores responsáveis. Nota: As diretrizes e limites referente às despesas reembolsáveis estão descritas no item 6. Os comprovantes de despesas somente poderão ser emitidos em nome do colaborador, sendo vetada a emissão em nome da companhia. Comprovantes emitidos no nome da companhia não serão reembolsados. As despesas incorridas em feriados e finais de semana somente serão reembolsadas se devidamente justificadas, detalhado o motivo da utilização e aprovadas pelo superior imediato do colaborador. Nota: As despesas em nome da Ourofino Agrociência deverão ser realizadas por meio do processo estruturado de aquisição de materiais e serviços, conforme “Procedimento de Compras”.
5.4 Despesas não reembolsáveis As despesas que não estiverem relacionadas aos interesses da companhia e ao curso normal das operações não serão reembolsadas. A seguir destacamos as principais despesas que não serão reembolsadas pela companhia: Produtos de higiene pessoal em geral; Excesso de bagagem; Equipamentos de Proteção Individual – EPIs; Medicamentos; Bebidas alcoólicas, exceto em Refeições de Negócio (vide item 6.7); Protetor de Bagagem (Protect Bag); Consumo de frigobar (exceto água, suco e/ou refrigerantes); Materiais de escritório (vide item 6.16).
5.5 Adiantamento Todo adiantamento deverá ser aprovado em formulário específico, disponível na Intranet, pelo(s) gestor (es) hierárquico(s) do colaborador solicitante, de acordo com a Política de Alçadas de Aprovação vigente. A entrega do formulário, preenchido e assinado pelo gestor, ao departamento financeiro deverá ocorrer com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis. O colaborador deverá apresentar a prestação de contas referente à utilização do adiantamento, no prazo máximo de 7 (sete) dias corridos após o retorno da viagem ou da despesa, no sistema de gestão de reembolsos de viagens corporativas, apontando o código do adiantamento gerado no momento do preenchimento da solicitação na Intranet. Não deve ser aprovado nenhum adiantamento ao colaborador que tenha saldo de outro adiantamento em aberto. Quando o valor do adiantamento for maior que o valor total das despesas da viagem, o colaborador deverá devolver a diferença à Ourofino, via transferência bancária na conta informada pelo departamento financeiro. Quando o adiantamento tenha sido efetuado em moeda estrangeira (Ex.: USD e EUR), e o montante não tenha sido totalmente utilizado, o ressarcimento à Ourofino deverá ser efetuado impreterivelmente na mesma moeda do adiantamento. Para viagens internacionais, o colaborador terá a opção de efetuar adiantamento em espécie de até 2.000 USD (dois mil dólares) ou equivalente em outras moedas, dependendo do destino da viagem. Nota: Esta medida visa evitar saques em espécie no país de destino para cobertura de pequenas despesas e evitar que o colaborador transite com quantidades elevadas de dinheiro. Para viagens com duração acima de 7 (sete) dias, fica a cargo do gestor a aprovação de um montante superior ao acima citado, de acordo com a necessidade do colaborador.
5.6 Fundo Fixo O parâmetro de Fundo Fixo vigente na Ourofino é de R$ 2.000,00 (Dois mil reais). O crédito do Fundo Fixo será efetuado em até 4 (quatro) dias úteis após a integração do colaborador, mediante o cadastro efetuado pelo Departamento Financeiro após o recebimento dos dados do colaborador fornecidos pelo Departamento de Recursos Humanos. São eletivos ao recebimento de Fundo Fixo os colaboradores externos recémcontratados, tais como: Representantes Técnicos de Vendas (RTVs), Consultores de Crédito, Especialistas Técnicos (DMs) e colaboradores das estações externas de pesquisa. O valor relativo à Fundo fixo será reembolsado pelo colaborador no ato da rescisão do contrato de trabalho, podendo ser debitado do valor apurado da rescisão.
5.7 Colaboradores Desligados Sempre que houver o desligamento de colaboradores, por qualquer motivo, é dever do superior imediato do colaborador desligado providenciar o cancelamento do cartão corporativo, cobrar a entrega dos comprovantes de despesas e realizar a prestação de eventuais RDVs (Reembolsos de Despesas e Viagens) pendentes.
6. DIRETRIZES E LIMITES ESPECÍFICOS
6.1 Hospedagem A solicitação de reserva de hotéis deverá ser efetuada pelo próprio colaborador no portal da agência de viagens. Nota: É recomendada a utilização de hotéis do diretório preferencial, os quais estarão listados como primeiras opções na lista de cotações no site da agência de viagens. Ficam estabelecidas como padrão as classes de acomodação Standard ou Simples. Viagens de negócios (incluindo viagens a Uberaba): fica definido como padrão os quartos individuais ou single. Para 2 (dois) ou mais viajantes do mesmo sexo é recomendada a utilização de quartos duplos. Eventos e feiras: fica definido como padrão até o nível de coordenação os quartos duplos, desde que os participantes sejam do mesmo sexo. Para gerentes e superiores é previamente autorizada a utilização de quartos individuais ou single.
6.2 Despesas com lavanderia Serão reembolsadas despesas com lavanderia somente quando o colaborador ficar hospedado por um período superior a 5 (cinco) dias. Será aceito um conjunto de até 2 (duas) peças, por dia, mediante comprovação da despesa pelo colaborador.
6.3 Passagens Aéreas A solicitação de compra de passagens aéreas deverá ser efetuada pelo próprio colaborador no portal da agência de viagens. Cancelamentos: Devem ser realizados com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas em relação à data prevista para embarque. “No show”: Despesas decorrentes de No show, ou seja, quando o colaborador não comparecer e embarcar no dia e horário escolhido sem ter realizado o cancelamento prévio, serão lançadas no centro de custo do colaborador e automaticamente informadas ao superior imediato. Prazos de antecedência das solicitações: Para viagens nacionais, a solicitação deve ser realizada até 10 (dez) dias antes da data de embarque. Para viagens internacionais, a solicitação deve ser realizada até 20 (dez) dias antes da data de embarque. Solicitações fora dos prazos estabelecidos de antecedência deverão ter dupla aprovação, ou seja, além do superior imediato, uma segunda alçada será acionada. Fluxo simplificado: Para as solicitações dentro dos prazos de antecedência estabelecidos terão um fluxo simplificado, não sendo necessária a aprovação do gestor. Este será apenas notificado sobre a emissão do bilhete. Classes de passagens: a classe padrão para todos os colaboradores é Econômica. Somente as viagens internacionais, com duração prevista acima de 8 horas, sem escalas, serão ELETIVAS à classe Executiva, desde que o centro de custos do colaborador tenha recursos orçados suficientes para a despesa em questão.
6.4 Seguro Viagem Todo colaborador em viagem aérea estará coberto com o seguro de viagens, tanto para trechos nacionais como internacionais. O procedimento de solicitação de seguro ou da ativação dele por meio da administradora do cartão é descrito na Norma de utilização do Cartão de Crédito Corporativo.
6.5 Excesso de Bagagem Despesas relativas a excesso de bagagem não serão reembolsadas, com exceção somente e exclusivamente das despesas incorridas com os equipamentos utilizados pelos departamentos de Comunicação e Marketing e outros de interesse da Ourofino, desde que devidamente justificadas no campo descritivo do RDV.
6.6 Refeições A companhia reembolsará as despesas com refeições, obedecendo aos seguintes critérios: café da manhã (quando não estiver incluído na diária de hospedagem), almoço e jantar. As despesas com refeição serão tratadas como diárias e não deverão exceder o valor de R$ 100,00 (cem reais) por pessoa. Quando o gasto diário for maior que o valor de referência, o colaborador poderá optar entre: 1) Incluir as justificativas no campo descritivo do pedido de reembolso (RDV), as quais serão analisadas e, se forem apropriadas, poderão ser autorizadas pelo superior hierárquico do colaborador; 2) Efetuar o lançamento da despesa até o limite permitido de R$ 100,00 (cem reais) por dia. Nota: Os colaboradores que possuem cartão corporativo deverão reembolsar à Ourofino qualquer despesa acima do valor de referência (R$ 100,00) que não tenha sido justificada e aprovada pelo superior hierárquico. Nos casos em que houver mais de um colaborador, da mesma área, presentes na refeição, sempre o de maior nível hierárquico deverá realizar o pagamento, identificando as pessoas envolvidas na refeição no campo descritivo do RDV. Para os casos em que houver um grupo de colaboradores de diferentes áreas da Ourofino, sempre os de maior nível hierárquico deverão realizar o pagamento de forma separada, referente aos colaboradores da sua respectiva área, visando facilitar a alocação das despesas por centro de custos. Quando não for possível realizar a separação das despesas no momento do pagamento, o colaborador que apresentar o pedido de reembolso (RDV) deverá utilizar a ferramenta de compartilhamento de despesas no sistema de gestão de reembolsos de viagens corporativas. Despesas com refeições incorridas na base de trabalho do colaborador que recebe Ticket Refeição ou equivalentes não serão reembolsadas. Qualquer exceção deve ser justificada e submetida à aprovação do superior imediato do colaborador.
6.7 Refeições de Negócios São caracterizadas como refeições de negócios as situações em que um colaborador da Ourofino realize o pagamento de refeições para terceiros (clientes, fornecedores, parceiros, entre outros), em decorrência do fluxo normal da operação da empresa. Nota: Para interações com agentes públicos ou pessoas politicamente expostas, consultar a Política Anticorrupção e o Código de Conduta da companhia. Em caso de dúvidas procure a equipe de Riscos e Compliance. As despesas deverão ser justificadas no campo descritivo do pedido de reembolso (RDV), citando o nome do cliente/fornecedor envolvido, o nome dos participantes e o motivo da reunião. Recomenda-se que o valor gasto em refeições de negócios não ultrapasse o limite de R$ 100,00 (Cem reais) por pessoa.
6.8 Táxi e Transporte Público As despesas decorrentes do uso de táxi e transporte público serão permitidas para os seguintes deslocamentos: Residência para aeroporto ou rodoviária e vice-versa; Aeroporto ou rodoviária para o hotel ou local do trabalho e vice-versa; Hotel para local do trabalho e vice-versa; Hotel para restaurante e vice-versa; Deslocamentos para reuniões. As comprovações de pagamento deverão ser apresentadas no pedido de reembolso (RDV), acompanhadas da descrição dos trajetos efetuados nos campos de observação do relatório. Deslocamentos realizados a passeio durante a viagem não serão reembolsados.
6.9 Taxa de Quilometragem – Veículo Particular Quando da utilização de veículo particular do colaborador em viagens ou deslocamentos feitos para a companhia, será reembolsado o valor por quilômetro rodado de acordo com a tabela abaixo: Colaboradores Internos: R$ 1,00/Km Colaboradores Externos: Região A: R$ 1,15/Km - todas as regiões do Brasil, exceto a região B. Região B: R$ 1,44/Km - compreende os estados do Mato Grosso, MAPITOBA (Maranhão, Piauí, Tocantins e Bahia) e a região de Chapadão do Sul e São Gabriel do Oeste/MS. Não será, em hipótese alguma, reembolsada qualquer despesa com combustível, depreciação, seguro, manutenção, entre outros, de veículos particulares dos colaboradores. O valor pago por quilômetro rodado visa contemplar os custos incorridos pelo colaborador. O veículo obrigatoriamente deve estar segurado (contra terceiros, danos materiais e pessoais) e, com a manutenção em dia. Nota: A Ourofino poderá solicitar a qualquer momento a apresentação da apólice de seguro do veículo e se recusar a realizar o reembolso da despesa caso não seja apresentada, ou a apólice esteja vencida. A quilometragem submetida ao pedido de reembolso (RDV) deverá ser comprovada por meio da utilização das ferramentas de percurso disponíveis no sistema de gestão de reembolsos de viagens corporativas. Os deslocamentos devem ser justificados no campo descritivo do RDV e serão objeto de auditoria.
6.10 Veículos da Frota Consultar as informações descritas na Política de Utilização de Veículos da Frota e a Norma de Concessão de Veículos a Colaboradores.
6.11 Estacionamento, Pedágio e Balsa As despesas com pedágios, balsas e estacionamentos incorridas quando o colaborador estiver a serviço da Ourofino, serão reembolsadas mediante comprovação. As comprovações de pagamento deverão ser apresentadas no pedido de reembolso (RDV), acompanhadas da descrição no campo de justificativa. Despesas com pedágio e estacionamento mensal ou avulso, decorrentes do uso de veículo particular ou pertencente à frota da Ourofino, serão reembolsadas somente quando o colaborador encontrar-se a serviço da companhia. A Ourofino autoriza previamente os colaboradores externos a utilizarem os serviços eletrônicos de pagamento de pedágios e estacionamentos (Ex.: Sem Parar, Conectcar, Veloe, etc.), reembolsando o valor referente à mensalidade mediante a apresentação de comprovante de pagamento e o extrato detalhado, desconsiderando os valores de uso particular. Nota: Esta medida visa à mitigação do risco de perda de comprovantes, otimização da conferência pelo Departamento Financeiro e diminuição do tempo de viagem em regiões que possuem muitas praças de cobrança. Pedágios no trajeto “residência-trabalho” e vice-versa não serão reembolsados.
6.12 Telefone, Celular e Internet As despesas com telefonia móvel particular incorridas em viagens pela companhia serão reembolsadas mediante a apresentação da fatura da companhia telefônica do colaborador, anexada ao pedido de reembolso (RDV) e devidamente justificada no campo descritivo do RDV. Para os colaboradores que possuem celular corporativo, verificar a Norma de utilização de Telefonia e o termo de responsabilidade.
6.13 Postagens e Malotes As despesas com postagens e ou Sedex incorridas em viagens pela companhia serão reembolsadas mediante a apresentação do comprovante anexado ao pedido de reembolso (RDV) e justificativa no campo descritivo do relatório.
6.14 Cartório As despesas com cartório serão reembolsadas mediante apresentação de documento anexado ao pedido de reembolso (RDV) e justificativa no campo descritivo do relatório.
6.15 Impressões As despesas com serviços gráficos devem ser lançadas no pedido de reembolso (RDV), justificando o motivo da despesa e o cliente para qual foi utilizado o serviço.
6.16 Material de Escritório e Informática Colaboradores Externos: as despesas com material de escritório e informática, incorridas durante a execução de trabalhos para a companhia serão reembolsadas mediante a comprovação dos gastos, acompanhados da descrição e razões das despesas no campo descritivo do relatório. Colaboradores Internos: toda a necessidade de compra de materiais de escritório e informática deve obrigatoriamente ser solicitada ao departamento de Suprimentos por meio do processo estruturado de compras. Para conhecimento do fluxo de requisições de compras, consulte a Política de Compras.
6.17 Locação de Veículos A solicitação de reserva de veículos deverá ser efetuada pelo próprio colaborador no portal da agência de viagens. A solicitação para a locação de veículos deve ser feita com 7 (sete) dias de antecedência da efetiva utilização. Serão sempre locados veículos de categoria econômica, com ar condicionado, cobertura total contra acidentes, sinistros, terceiros, entre outras. Não serão faturados gastos extras referentes à devolução do veículo, como lavagem e combustível cobrados pela locadora. Nota: É de responsabilidade do usuário atentar-se às regras de devolução de veículos da Locadora em questão. No caso de infrações de trânsito recebidas na utilização de carros locados, a companhia efetuará o pagamento e posterior desconto em folha.
7. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
7.1 Responsabilidades Gerais Todos os colaboradores, sem exceção, devem estar cientes do conteúdo desta norma e cumprir com as diretrizes na íntegra. Informar-se sobre exigências de documentação, como vistos e vacinas obrigatórias, bem como verificar se existem restrições ao local que será visitado. A utilização indevida do cartão corporativo pelo portador poderá acarretar na rescisão do contrato de trabalho ou tomada de outras medidas eventualmente cabíveis, dependendo do tipo da utilização indevida.
7.2 Responsabilidades Específicas Solicitantes de Reembolso: são responsáveis por lançar seu próprio relatório ou de outros colaboradores de seu departamento e pela veracidade das informações apresentadas. Solicitantes de Reservas e Passagens: são responsáveis por efetuar suas próprias reservas de hotéis, veículos e passagens aéreas. Aprovadores: são responsáveis por analisar e aprovar os objetivos da viagem; e aprovar ou reprovar os relatórios no sistema de gestão de reembolsos de viagens corporativas conforme Política de Alçadas vigente; solicitar eventuais correções ou exclusões de despesas em não conformidade com os parâmetros estabelecidos nesta Política e nos Documentos Relacionados a esta Política; zelar pela razoabilidade na utilização dos recursos financeiros da companhia. Agência de Viagens: responsável pelo suporte na organização das viagens de colaboradores a serviço da companhia, buscando sempre a aplicação das melhores tarifas disponíveis no mercado e respeitando a Política de Viagens e Reembolsos da Ourofino. Administração Corporativa: responsável pelo suporte aos colaboradores em relação a lançamentos e aplicação das normas aqui dispostas e utilização dos sistemas; treinamento de equipes; administração dos sistemas; revisão das normas e procedimentos; desenvolvimento de relatórios e análises para suporte às movimentações no cartão corporativo; envio de relatórios para a gestão e auditoria interna. Riscos e Compliance: Responsável por examinar a integridade e a eficácia dos procedimentos estabelecidos nesta Política.
8. DESCUMPRIMENTO DA POLÍTICA O descumprimento das disposições previstas nessa política pelo funcionário poderá ser base para sanções disciplinares ou término do vínculo empregatício com a Ourofino.
